É com grande satisfação que informamos que no próximo dia 10 de junho será implantado para todas as unidades do IFMT o documento eletrônico Ofício. A partir desta data todos os ofícios deverão ser elaborados somente de forma eletrônica no sistema SUAP (Sistema Unificado de Administração Pública), através do módulo Documentos/Processos -> Documentos Eletrônicos.
De acordo com o novo Manual de Redação da Presidência da República, os Documentos Aviso, Ofício e Memorando tiveram abolidas as suas distinções e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses.
A numeração deverá ser sequencial aos ofícios já emitidos pelos setores, por exemplo, se já foi emitido 15 ofícios físicos, o 1º ofício eletrônico deverá ter a numeração alterada para 16 e os próximos o sistema vai sugerir automaticamente sempre a numeração sequencial (17, 18, 19...).
Como funciona a tramitação de Documentos Eletrônicos:
Documentos não são tramitados, as opções que o sistema disponibiliza são:
- Compartilhar Documento -> Com Pessoas - > Servidores/Prestadores de Serviço que podem ler (Esta opção envia e-mail)
- Compartilhar Documento -> Com Setores -> Setores que podem ler (Esta opção não envia e-mail)
- Vincular a outros Documentos, neste caso cria-se uma vinculação com link entre os documentos, permitindo entender história dos mesmos. Hoje as opções são: Aditivação, Anexo, Anulação, Homologação, Prorrogação, Rescisão, Resposta, Retificação, Revogação, Tornar sem efeito. Novos Tipos podem ser solicitados e serão avaliados para adicionar ao sistema
- Vincular a Interessados (Esta opção não envia e-mail);
- Ações -> Exportar PDF e encaminhado por e-mail;
- Imprimir para juntar aos processos físicos.
Formatação Documentos Eletrônico Ofício
Recomendamos que o documento seja criado dentro do sistema, seguindo a formatação pré-configurada.
E também para não usar o copiar e colar (Ctrl C + Ctrl V) dentro dos modelos pois alteram a formatação pré-configurada.
Dicas: Para espaçamento simples utilize Shift+Enter
No corpo do ofício deverá ter espaçamento com 2em
Quando um documento já criado puder ter o conteúdo e a configuração reaproveitados, pode ser utilizada a funcionalidade Clonar (Botão Ações -> Clonar), lembrando de alterar as informações necessárias.
Numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho.
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